1. Giriş
1.1.
Bilindiği üzere, 6215 sayılı Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına
Dair Kanunun1 14 üncü maddesi ile değiştirilen, 6762
sayılı Türk Ticaret Kanununun2 “Defter Tutma
Mükellefiyeti” başlıklı 66 ncı maddesinin ikinci fıkrasında, söz
konusu maddede geçen defterlerin (yevmiye defteri, defteri kebir,
envanter defteri, karar ve işletme defteri) elektronik ortamda veya
dosyalama suretiyle tutulabileceği ve bu defterlerin açılış ve
kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl
tutulacağının Sanayi ve Ticaret Bakanlığı (640 sayılı Kanun Hükmünde
Kararname3 hükümleri icabı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı)
ile Maliye Bakanlığınca çıkarılacak müşterek bir tebliğle
belirleneceği hükme bağlanmıştır.
1.2.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun4 5766 sayılı Kanunun5
17 nci maddesi ile değişen mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı
fıkrası ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin
oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile
defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi
uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik
ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve
belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dâhil olmak
üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye
Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tâbi
olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar
Kurulunca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk
tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye,
bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya
ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren
işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye
ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.
1.3.
Ayrıca söz konusu fıkrada, Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi
kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan
hükümlerin elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerli
olduğu; Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge ve kayıtlar
için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan
farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme
bağlanmıştır.
1.4.
Vergi Usul Kanununun mükerrer 257 nci maddesinin birinci bendinde
ise Maliye Bakanlığının mükellef ve meslek grupları itibarıyla
muhasebe usul ve esaslarını tespit etmeye, bu Kanuna göre tutulmakta
olan defter ve belgeler ile bunlara ilaveten tutulmasını veya
düzenlenmesini uygun gördüğü defter ve belgelerin mahiyet, şekil ve
ihtiva etmesi zorunlu bilgileri belirlemeye, bunlarda değişiklik
yapmaya; bedeli karşılığında basıp dağıtmaya veya üçüncü kişilere
bastırıp dağıtmaya veya dağıttırmaya, bunların kayıtlarını
tutturmaya bu defter ve belgelere tasdik, muhafaza ve ibraz
zorunluluğu getirmeye veya kaldırmaya, bu Kanuna göre tutulacak
defter ve düzenlenecek belgelerin tutulması ve düzenlenmesi
zorunluluğunu kaldırmaya yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
1.5.
Söz konusu maddenin üçüncü bendinde, Maliye Bakanlığının, tutulması
ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film,
mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya
bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya
zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların
kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle
görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu
konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme
bağlanmıştır.
1.6.
Diğer taraftan Vergi Usul Kanununun 175 inci maddesinin son
fıkrasında Maliye Bakanlığının, muhasebe kayıtlarını bilgisayar
programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar
programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken
kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgarî
hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları
belirlemeye yetkili olduğu hükmü yer almaktadır.
1.7.
Yukarıda yer alan yetkilere istinaden, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
ile 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan
defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi,
muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar bu Tebliğin konusunu
teşkil etmektedir.
2. Tanımlar ve Kısaltmalar
Bu Tebliğde geçen;
Elektronik Kayıt: Elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve
belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi
mümkün olan en küçük bilgi ögesini,
Elektronik Defter: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul
Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan
defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik
kayıtlar bütününü,
Başkanlık: Gelir İdaresi Başkanlığını,
Genel Müdürlük: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel
Müdürlüğünü,
TÜBİTAK-UEKAE: Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu -
Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsünü,
Güvenli Elektronik İmza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun
dördüncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,
Mali Mühür: 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği6
çerçevesinde Başkanlık için TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan
elektronik sertifika alt yapısını,
Elektronik Defter Uygulaması: Başkanlık ve Genel Müdürlük tarafından
belirlenen format ve standartlara uygun olarak oluşturulan
elektronik defterlere ilişkin onay süreçlerinin yerine getirilmesi
amacı ile hazırlanan www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan
uygulamayı,
Elektronik Defter Beratı: Bu Tebliğde yer alan esaslar çerçevesinde,
elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık
tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve
Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı,
Açılış Onayı: Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan
elektronik defter beratını,
Kapanış Onayı: Hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan
elektronik defter beratını,
Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği,
gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi
amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından
doğrulanan kaydı,
ifade eder.
Elektronik
Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nin 3 üncü, 4 üncü, 5 inci, 6 ncı ve 7 nci bölümleri
aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. (Sıra No:3; Yürürlük:4 üncü
bölümünün (4.3.4) numaralı fıkrasının 3 numaralı bendi ile aynı
bölümün (4.3.7) numaralı fıkrası 1/1/2020 tarihinde, diğer
hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.)
3. Genel
Olarak e-Defter Uygulaması ve e-Defter Uygulamasına Dâhil Olma Zorunluluğu
3.1.
Genel Olarak e-Defter Uygulaması
3.1.1. e-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması
zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik
kayıtlar bütünü olup, bu uygulama yoluyla defter dosyalarının elektronik
dosya biçiminde hazırlanması, kağıda
bastırılmaksızın oluşturulması, kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün
ve kaynağının doğruluğunun elektronik imza/mali mühür araçları ile garanti
altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi
sağlanmaktadır.
3.2.
e-Defter Uygulamasına Dâhil Olma Zorunluluğu
3.2.1. Aşağıda sayılan mükelleflerin e-Defter
uygulamasına dâhil olmaları zorunludur.
1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan
mükellefler.
2- Türk Ticaret Kanununun 397 nci
maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler.
3.2.2. Başkanlık, yapılan analiz veya inceleme
çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu
tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve
ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş
hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle e-Defter uygulamasına
geçme zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Kendisine yazılı bildirim yapılan
mükelleflerin, yazılı bildirimde belirtilen süreler içinde e-Defter
uygulamasına dâhil olması gerekmektedir.
3.2.3. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa
ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu
kuruluşlarının e-Defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamakla
birlikte isteğe bağlı olarak uygulamaya dâhil olabilirler.
3.2.4. Bu Tebliğ ile belirlenen zorunluluk kapsamına
girmeyenlerden 17/12/2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu
Genel Tebliği (Sıra No: 486) ile usul ve esasları belirlenen Defter Beyan
Sistemi kapsamı dışında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde e-Defter
uygulamasına dâhil olması mümkündür. e-Defter uygulamasına isteğe bağlı
olarak dâhil olanlar, başvurularını izleyen ayın başından itibaren
defterlerini e-Defter olarak tutabilirler.
3.2.5. e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu olduğu
belirtilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme
ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev’i)
değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen
tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i)
değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler elektronik
defter uygulamasına geçmek zorundadır. Uygulamalara geçme süresi hiçbir
koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından
itibaren 3 ayı geçemez.
3.2.6. e-Defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğu
bulunan mükelleflerden;
1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan
mükellefler, e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura
uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen
yılın başından itibaren),
2- Bu Tebliğ yayım tarihi itibarıyla Türk Ticaret
Kanununun 397 nci maddesinin dördüncü fıkrası
uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler 1/1/2020
tarihinden itibaren, 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma
şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden
yılın başından itibaren,
e-Defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr
adresinde format ve standardı belirlenen defterleri e-Defter olarak tutmak
zorundadırlar.
3.2.7. Zorunluluk getirildiği halde e-Defter uygulamasına
süresi içinde geçmeyen mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen
cezai hükümler uygulanır.
4.
Uygulamadan Yararlanmaya İlişkin Usul ve Esaslar
4.1.
Başvuru
4.1.1. Bu Tebliğ kapsamında gerek zorunlu olarak gerekse
ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kaydedecek, muhafaza
ve ibraz edecek gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan
şartları yerine getirerek edefter.gov.tr
adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak e-Defter uygulamasına
başvuruda bulunması gerekmektedir.
a) Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu
hükümleri çerçevesinde üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya
bu Tebliğ çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları.
b) Tüzel kişi mükelleflerin bu Tebliğ çerçevesinde
Mali Mühür temin etmiş olmaları.
c) e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması,
saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın, Başkanlıktan uyumluluk
onayı almış bir yazılım olması.
4.1.2. Başkanlık veya Genel Müdürlük, gerek görmesi
halinde başvuru sürecinde edefter.gov.tr
adresinde yayımlanan kılavuzlara ilave olarak diğer teknik bilgi ve belge
talebinde bulunabilir.
4.1.3. e-Defter uygulamasından yararlanan kayıtlı
kullanıcıların güncel listesi edefter.gov.tr
adresinden yayımlanır.
4.2.
Yazılımların Uyumluluk Onayı
4.2.1. Defterlerini elektronik ortamda oluşturacak,
kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin,
e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında
kullanacakları yazılımın Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım
olması gerekmektedir.
4.2.2. Müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda özel veya
paket yazılım üreten yazılım üreticileri ile yazılımlarını kendi geliştiren
mükellefler, bu Tebliğde belirtilen esaslara uygun e-Defter oluşturan,
kaydeden, onaylayan, muhafaza eden yazılımlarının onaylanması amacıyla,
aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile birlikte Başkanlığa yazılı olarak
başvuruda bulunacaktır:
a) Onay talebine ilişkin yazılı dilekçe.
b) Yazılımın adı, sürüm numarası gibi ayırt edici
özellikleri.
c) Onayı istenen yazılım ile ilgili olarak aşağıda
yer alan bilgileri içeren teknik doküman veya dokümanlar:
1- Yazılımın geliştirilmesinde kullanılan
programlama dili, dosya sistemi, çalıştığı işletim sistemi gibi genel özellikleri.
2- Bu Tebliğde yer alan oluşturma, kaydetme,
onaylama, muhafaza ve ibraz gibi temel süreçlere ait iş akış şemaları.
ç) Bu Tebliğ çerçevesinde belirlenen format ve
standartlara uygun olarak ve onaya sunulan yazılım tarafından oluşturulan
elektronik imzalı veya mali mühürlü elektronik defter örnekleri.
d) Gerek duyulması halinde onaylanması istenen
yazılımın kuruluma hazır bir örneği.
4.2.3. Aşağıda sayılan hususlarda yapılacak testleri
başarılı bir şekilde tamamlayan yazılımlara uyumluluk onayı verilecektir:
a) edefter.gov.tr
adresinden duyurulan kılavuzlarda öngörülen veri standartları ve formata
uygun olarak elektronik kayıt oluşturulması.
b) e-Defterlerin üretilmesi, kaydedilmesi ve
bunların ibrazına ilişkin şartların sağlanması.
c) Mali Mühür, elektronik imza, mobil imza ve zaman
damgası kullanımının doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi.
ç) edefter.gov.tr
adresinde açıklanan Elektronik Defter Uygulaması onay süreçlerine ilişkin
işlemlerin yerine getirilmesi.
d) Duyurulan diğer şartların yerine getirilmesi.
4.2.4. Yazılımların testleri üreticileri tarafından
yaptırılacak ve testi başarılı biçimde tamamlayanlar edefter.gov.tr
adresinden ilan edilecektir. İlan edilen yazılımlar aracılığı ile e-Defter
tutacakların ayrıca test yapmalarına gerek bulunmamaktadır. Kendi
yazılımını kendisi geliştiren mükelleflerden test sürecini başarılı bir
şekilde tamamlayanlar internet sitesinden ilan edilmeyecektir. Uyumluluk
onayları ile ilgili test planı, test süreci ve ilgili diğer teknik
dokümanlar edefter.gov.tr
adresinden duyurulacaktır.
4.2.5. Başkanlık tarafından uyumluluk onayı verilen
yazılımlarda, yazılım üreticileri veya yazılımlarını kendi geliştiren
mükellefler tarafından gerçekleştirilecek güncellemelerin de Başkanlık
tarafından teste tabi tutulması gerekmektedir. Başkanlık tarafından yapılan
testleri başarılı şekilde tamamlayan güncel yazılımlar edefter.gov.tr
adresinde ilan edilecektir.
4.3. e-Defter Dosyalarının Oluşturulması ve Berat
Dosyalarının e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi:
4.3.1. Bu Tebliğ kapsamında e-Defter uygulamasına dâhil
olanlar, edefter.gov.tr adresinde
duyurulan format ve standartlara uygun olarak aylık dönemler itibarıyla
e-Defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Bu Tebliğ
kapsamında e-Defter uygulamasına dahil olan
mükellefler dahil oldukları aydan itibaren söz konusu defterlerini kâğıt
ortamında tutamazlar. Bu mükelleflerin kağıt
ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.
4.3.2. Vergi Usul Kanununun 219 uncu maddesinin (b)
bendinde belirtilen ve defter kaydı yerine geçecek belgelerin (bundan sonra
“Muhasebe Fişi” olarak anılacaktır), e-Defter kayıtları ile birlikte
muhafaza edilmesi ve yetkili mercileri tarafından istenildiğinde ibraz
edilmesi zorunludur.
4.3.3. e-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına
ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış
onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait
defterlerin noter onayı yerine geçer.
4.3.4. Uygulamadan yararlananlar aylık dönemler halinde
oluşturacakları e-Defter ve berat dosyalarını, aşağıda belirtilen sürelerde
oluşturmak, NES veya Mali Mühürle zaman damgalı imzalamak/onaylamak ve
berat dosyaları e-Defter uygulamasına yüklemek suretiyle Başkanlıkça onaylı
halini almak zorundadırlar:
1- Defter ve berat dosyalarının ilgili olduğu ayı
takip eden üçüncü ayın son gününe kadar,
2- Hesap dönemlerinin son ayına ait defter ve berat
dosyaları, gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verildiği ayın son
gününe kadar.
3- Dileyen mükellefler, her hesap
dönemine ilişkin ilk ayda (hesap dönemi içinde işe başlayanlarda işe başlanılan
ayda), tercihlerini e-Defter uygulaması aracılığıyla elektronik ortamda
bildirmeleri şartıyla, her bir geçici vergi döneminin aylarına ait e-Defter
ve berat dosyalarını her ay için ayrı ayrı olmak
üzere, ilgili olduğu geçici vergi dönemine ilişkin geçici vergi
beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar (son dönem geçici vergi
dönemine ilişkin ayların defter ve berat dosyalarının gelir vergisi
mükelleflerinde gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar,
kurumlar vergisi mükelleflerinde ise kurumlar vergisi beyannamesinin
verileceği ayın sonuna kadar) oluşturma, NES veya Mali Mühürle
imzalama/onaylama ve berat dosyalarını e-Defter uygulamasına yükleyerek
Başkanlıkça onaylı halini alma imkânından da yararlanabilirler. Tercihlerini bu bentte belirtilen süre içinde
bildirmeyen mükellefler hakkında bu fıkranın 1 ve 2 numaralı bentlerinde
belirtilen tarihler esas alınır. Ayrıca yapılan tercih, tercih bildirim
süresi içinde yapılan değişiklikler hariç olmak üzere, müteakip hesap
dönemlerine ait tüm aylar için geçerlidir. Tercihini geçici vergi dönemi
bazında yapan mükelleflerden, defter ve berat dosyalarına ilişkin
işlemlerini belirtilen sürede gerçekleştirmeyenler hakkında cezai müeyyidelerin
tayininde her bir ay, ayrı ayrı dikkate alınır.
Bu fıkrada yer alan açıklamalar çerçevesinde defter
ve berat dosyalarını oluşturma, NES veya Mali Mühürle imzalama/onaylama ve
Başkanlık onaylı berat dosyalarını alma süreleri aşağıdaki tabloda
belirtilmektedir.
4.3.5. Başkanlık
Mali Mührünü de içeren berat dosyaları e-Defter tutanlar tarafından
e-Defter uygulamasından indirilerek, istenildiğinde yetkili birimlere ibraz
edilmek üzere ilgili olduğu e-Defter dosyaları ile ilişikli şekilde
birlikte muhafaza edilir.
4.3.6. Başkanlık bu bölümde belirtilen e-Defter
oluşturma, imzalama ve elektronik defter ve/veya beratlarının Başkanlık
sistemine yüklenmesine ilişkin süreleri gerek görmesi halinde bir aya kadar
uzatmaya yetkilidir. Başkanlık süre uzatımı yetkisini il, bölge, sektör ve
mükellef grupları için kullanabileceği gibi tüm e-Defter kullanıcılarını kapsayacak
şekilde de kullanabilir.
4.3.7. e-Defter ve berat dosyalarının mükelleflerin
kendilerine ait NES veya Mali Mühür ile imzalanması esas olmakla birlikte,
mükellefler tarafından noterde tanzim olunan özel vekaletnamede
veya Başkanlık tarafından belirlenen usullere göre oluşturulan elektronik
imzalı muvafakatnamede belirtilmesi kaydıyla;
Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin
veya yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının ya da defter
tutma hususunda 3568 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde yetki verilen
meslek mensuplarının Mali Mührü ya da NES’i ile
zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması ve bunlar tarafından defter ve
berat dosyalarının Başkanlık sistemlerine yüklenmesi de mümkündür. Bu
amaçla tanzim olunan özel vekaletnamede veya muvafakatnamede; hangi ay/yıl/hesap dönemine ait
e-Defter ve beratların hangi özel entegratör veya
yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmaları ya da meslek mensubu
tarafından imzalanmasına yetki verildiği açık bir şekilde belirtilmeli ve
mükellef tarafından söz konusu vekâletname veya muvafakatname
bilgilerinin e-Defter uygulaması aracılığı ile Başkanlık sistemine yüklenmesi
gerekmektedir. Tanzim olunan özel vekaletname veya muvafakatname
bilgilerinin Başkanlık sistemine yüklenmesini müteakip, vekaletnamede veya muvafakatnamede belirtilen ay/yıl/hesap dönemlerine ait
e-Defter ve beratların özel entegratörün, yazılım
uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının ya da meslek mensubunun Mali
Mührü ya da NES’i ile de imzalama ve yükleme işlemleri
gerçekleştirilebilir. Bu suretle özel entegratörlere,
yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarına ya da meslek
mensuplarına e-Defter dosyalarının ve beratlarının imzalanma ve yükleme
izninin verilmesi, mükelleflerin bu işlemlerden doğan hukuki ve cezai
sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Vekaletnamede
veya muvafakatnamede belirtilmeyen ay/yıl/hesap
dönemlerine ait e-Defter ve beratların mükellefin kendisine ait NES veya
Mali Mühür ile zaman damgalı olarak imzalanması gerekmektedir. Başkanlık,
bu fıkranın uygulanmasına ilişkin usul ve esasları edefter.gov.tr
adresinde yayımlanacak kılavuzlar ile belirler.
4.3.8. e-Defter ve berat
dosyalarının oluşturulması, imzalanması/onaylanması için bu bölümde
belirtilen süreler, e-Defterlerin Başkanlık tarafından belirlenen format ve
standartta oluşturulması, imzalanması, oluşturulan e-Defterlerin teknik
kontrollerden geçirilmesi, gerçekleştirilen muhasebe kayıtlarının tamamının
oluşturulan e-Defter dosyalarında bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi
ve e-Defter dosyalarına ait berat dosyalarının oluşturulması, imzalanması
ve bu beratların Başkanlık sistemine yüklenmesi için öngörülen azami
süreler olup beyanname ve ödeme sürelerini herhangi bir şekilde
etkilememektedir. Belirtilen
süreden önceki tarihlerde de e-Defterlerin oluşturulması ve Başkanlık
sistemlerine e-Defter berat dosyalarının yüklenmesi de mümkündür.
4.3.9. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter
kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap
dönemi veya takvim yılı içerisinde de e-Defter tutmaya başlanabilir. Ancak
hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde e-Defter tutmaya başlayanlar,
başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış
tasdiki yaptıracaklardır.
4.3.10. Yukarıda sayılan işlemlerin neticesinde
oluşturulan e-Defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile
birlikte muhafaza ve ibraz edilmesi koşuluyla Vergi Usul Kanunu ve Türk
Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.
4.3.11. Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat onay
işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk
denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer
incelemeleri ifade etmemektedir.
4.3.12. Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni
ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin
gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, NES veya Mali Mühür ile
zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda
kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’den
temin edilecektir. Beratların, Başkanlığa sunumunu engelleyen kesinti veya
arıza durumunun ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar Başkanlık
onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir.
4.4.
e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve
İbrazı
4.4.1. Bu Tebliğ kapsamında, e-Defter uygulamasına dâhil
olanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara
uygun hareket etmek zorundadırlar:
a) e-Defter dosyaları ve bunlara ait berat
dosyaları birbirleri ile ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişleri
ise kağıt ve/veya elektronik ortamda,
istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmek zorundadır.
b) e-Defter dosyaları, berat dosyaları ve elektronik ortamda
oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının
inkâr edilmezliği, NES veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı için kağıt ortamında saklanmayacak (kağıt ortamda tutulması
tercih edilen muhasebe fişleri hariç) ve elektronik ortamdaki bu dosyaların
kağıt ortamdaki hali hukuken hüküm ifade etmeyecektir.
c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar,
e-Defter dosyaları, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri ve
ilgili berat dosyalarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer
düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik
ortamlarda (kağıt ortamda tutulması tercih edilen
muhasebe fişleri kağıt ortamda) muhafaza ve istenildiğinde elektronik,
manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde
ibraz etmekle yükümlüdür.
ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-Defter
dosyalarının, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının
doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve
mali mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile
doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Defterlere
istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir
biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt
baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
d) e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter
uygulamasına dâhil olan mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde
muhafaza edilmesi mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında
muhafaza işlemi, muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmamakta ve
Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir.
Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye
Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi
zorunludur.
e) e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat
dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak
şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve
Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin
bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile
muhafaza edilmesi zorunludur. e-Defter ve
beratların teknik yeterliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta saklama izni
verilen özel entegratörlerin bilgi işlem
sistemlerinde muhafaza usulü ile muhafaza edilmesi sürecinde e-Defter
uygulamasına dâhil olan mükellefler ve özel entegratörler
tarafından uyulması gereken genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve
esaslar, Başkanlık tarafından hazırlanarak edefter.gov.tr
adresinde yayımlanan “e-Defter Saklama Kılavuzu”nda açıklanır. e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının
bu fıkra uyarınca muhafazası için gerekli yükleme işlemlerinde bu Tebliğin
(4.3.4) numaralı fıkrasında belirtilen süreler dikkate alınır.
f) Başkanlıktan e-Defter saklama hizmeti konusunda
izin alan özel entegratörler, saklama hizmeti
verdikleri mükelleflere ait e-Defter dosyaları ve beratları ile bunlara
ilişkin bilgileri, mükellefin yazılı izni olmaksızın Başkanlık ve Genel
Müdürlük dışında üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Özel entegratörler,
saklama hizmetini verdikleri mükelleflere ait e-Defterlerin bütünlüğünden,
güvenliğinden, gizliliğinden ve Başkanlığın ve Genel Müdürlüğün uzaktan
erişimine imkan sağlamaktan sorumludurlar.
Mükellefin yazılı izni olmaksızın, e-Defter bilgilerini Başkanlık ve Genel
Müdürlük dışındaki üçüncü kişilerle paylaştığı tespit olunan özel entegratörlerin diğer kanunların öngördüğü cezai
sorumlulukları dışında ayrıca Başkanlık tarafından özel entegratörlük
izinleri iptal edilebilir.
g) e-Defter ve berat dosyalarının ikincil
kopyalarının muhafaza işleminin Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin ya da Başkanlığın bilgi işlem
sistemlerinde muhafaza edilmesi, mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarının
muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. Bu çerçevede e-Defter ve
berat dosyalarının yetkili makamlara ibrazı öncelikle ilgili mükelleften
yazılı olarak istenecektir. İlgili mükellef tarafından
e-Defter dosyaları ile beratlarının yazılı talebe rağmen yetkili makamlara
ibraz edilmediğinin veya edilemediğinin tevsikini müteakip, saklama
hizmetini veren özel entegratörden Başkanlık
aracılığı ile ya da muhafaza işleminin Başkanlık sistemlerinde yapılması
halinde ise Başkanlıktan, resmi yazılı talepte bulunularak ilgili e-Defter
ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının ibrazı istenebilecektir. Bu
suretle Başkanlık aracılığı ile özel entegratörden
e-Defter dosyaları ve beratlarının ibrazı talep edildiğinde, ilgili özel entegratör ivedilikle (her hal ve şartta talebin tebliğ
tarihinden itibaren 15 günlük süreyi aşmayacak şekilde) Başkanlığa talep
edilen e-Defter ve berat dosyalarını ibraz etmek mecburiyetindedir. e-Defter ve berat dosyalarının saklama hizmeti verme
konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin
listesi edefter.gov.tr adresinde
Başkanlık tarafından yayımlanır.
5.
e-Defter Uygulamasından Yararlanma İzninin İptali
5.1. e-Defter oluşturma izni bulunmakla birlikte, bu
Tebliğde belirtilen veya bu Tebliğ kapsamında Başkanlık ve Genel Müdürlük
tarafından belirlenen usul ve esaslara uymayan ve yapılacak uyarıya rağmen
gerekli tedbirleri almayanların, e-Defter oluşturma izinleri yapılacak
değerlendirme üzerine iptal edilebilir. İzinleri iptal edilenler, bir yıl
süre ile e-Defter uygulamasından yararlanamazlar.
6.
Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler
6.1. e-Defter oluşturulurken, bu Tebliğde belirtilmeyen
hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret
Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.
6.2. Bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı
biçimde e-Defter oluşturan veya oluşturdukları e-Defterleri ve bunlarla
ilişkili berat dosyaları ile muhasebe fişlerini yetkili makamların isteği
üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul
Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.
6.3. e-Defter tutanlar bu Tebliğ çerçevesinde
oluşturdukları e-Defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma
uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu kapsamda Başkanlığın herhangi bir
sorumluluğu bulunmamaktadır. e-Defter beratı,
e-Defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, e-Defterlerin
içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir.
6.4. Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı
gerek görmesi halinde, bu Tebliğde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak
üzere, uygulamadan yararlananların, e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratörlerin ve uyumluluk onayı verilen yazılım
firmalarının bilgi işlem sistemlerini ve/veya yazılım sistemlerini
denetleme veya denetlettirme yetkisine sahiptir. e-Defter
tutanlar, e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratörler
ve uyumluluk onayı verilen yazılım firmaları bu denetimler sırasında,
gerekli her türlü imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım
izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır. Bu kapsamdaki denetim
yetkisi mahallinde kullanılabileceği gibi, bu süreçte uzaktan erişim
yöntemlerinin kullanılması da istenilebilir.
6.5. Uyumluluk testini geçen yazılımların gerekli
şartları sürekli olarak taşımaları için bu yazılımların üreticilerinin ve
kullanıcılarının gerekli önlemleri almaları zorunludur. Başkanlıkça yapılan
kontroller sonrasında uyumlu yazılımlarda tespit edilen eksikliklerin
ilgili yazılımcı tarafından giderilmesi amacıyla Başkanlık nezdinde yapılan
testlerde belirtilen eksikliklerin belirlenen sürede giderilmemesi halinde;
uyumlu yazılım yetkisi belirli süre askıya alınabilir veya uyumlu yazılım
izni iptal edilebilir.
6.6. Bu Tebliğ kapsamında
e-Defter uygulamasına dâhil olanlar, e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratörler ve uyumluluk onayı verilen yazılım
firmalarının, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya,
dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen
denetim elemanlarının veya Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret
Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini
engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.
6.7. e-Defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin,
Tebliğin (4.3) numaralı bölümünün (ç) bendinde
belirtilen sürelerde e-Defter ve berat dosyalarını, oluşturmaması,
imzalamaması/onaylamaması veya oluşturulan e-Defter dosyaları ve/veya
bunlara ait berat dosyalarının Başkanlığın onayına sunulmak üzere Başkanlık
sistemlerine yüklememesi ya da süresinden sonra yüklenmesi halinde, diğer
vergisel yükümlülükler ile birlikte Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai
hükümler uygulanır.
7. Diğer
Hususlar
7.1. e-Defter tutanlar,
Vergi Usul Kanununda belirtilen “Mücbir Sebep” halleri nedeniyle e-Defter
veya beratlarına ait kayıtlarının bozulması, silinmesi, zarar görmesi veya
işlem görememesi ve e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza edildiği e-Defter
saklama hizmeti veren özel entegratör
kuruluşlardan veya Başkanlıktan ikincil örneklerinin temin edilemediği
hallerde, söz konusu durumların öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi
ve belgeleri ile birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu
yetkili mahkemesine başvurarak kendisine bir zayi belgesi verilmesini
istemelidir. Mahkemeden zayi belgesinin temin edilmesini müteakip, zayi
belgesi ile birlikte durumun Başkanlığa yazılı olarak bildirilmesi ve
Başkanlık tarafından istenilen bilgi ve belgelerin (talep edilecek bilgi ve
belgeler e-Defter Uygulama Kılavuzunda açıklanır) ibraz edilmesi halinde,
mükelleflerin zayi olan e-Defter kayıtlarının yeniden oluşturulması ve
bunlara ait yeni oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulaması
aracılığı ile Başkanlık sistemine yeniden yüklenmesi için Başkanlık
tarafından yazılı izin verilir.
7.2. e-Defter tutanlar, e-Defterlerin oluşturulması
sırasında kullandıkları bilgi işlem sisteminin sağlıklı biçimde çalışabilmesi
ile ilgili yeterli teknik ve güvenlik önlemlerini almakla yükümlüdür. e-Defter ve beratların imzalanmasında kullanılan
elektronik imza araçları ile mali mühürlerin, mükelleflerin elinde olmayan sebeplerle
arızalanması, çalınması ve benzeri diğer nedenlerle elektronik defter ve
beratların bu Tebliğde öngörülen sürelerde imzalama işleminin gerçekleştirilememesi
halinde, mükellefler söz konusu
durumu ve yeni elektronik imza aracının/mali mührün teminine yönelik başvuru
işlemlerinin yapıldığını tevsik eden bilgi ve belgelerle Başkanlığa
başvurmak zorundadır. Yeni elektronik imza aracının/mali mührün temin
edilmesini müteakip en geç üç iş günü içinde imzalanan e-Defter ve/veya
berat dosyalarının Başkanlık sistemine yüklenmesi gerekmektedir.
7.3. e-Defter tutanlar, e-Defterlerini oluşturdukları
ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu
sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş
günü içerisinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtlarını nasıl tamamlayacağına
ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
7.4. e-Defter tutanlar ve
e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratörler,
kanunlarla yetkili kılınan kurum ve kişilerin talebi üzerine e-Defterlere
ait bilgilerin oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan
donanımların bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit
yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun
donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi)
sunmak zorundadır.
7.5. Önceden haber verilmek ve hazırlıklar için yeterli
zaman tanınmak kaydıyla, e-Defterlere ilişkin format ve standartlarda
değişiklik yapılabileceği gibi e-Defter oluşturma süreçleri ile veri
güvenliğine ilişkin standartlara uyma zorunluluğu getirilebilir. Bu
zorunluluk mükellef grupları itibarıyla farklılaştırılabilir.
7.6. e-Defter tutanların
faaliyet hacmi, teknolojik kısıtlar ve benzeri nedenlerle, başta veri
bütünlüğü, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması olmak üzere
e-Defter oluşturulması, kaydedilmesi, onaylanması, muhafazası ve ibrazı ile
ilgili olarak mali mühür veya elektronik imza yerine başka yöntemlerin
kullanılmasına karar verilebileceği gibi uygulamadan yararlanmaya ilişkin
özel esaslar belirlenebilir.
7.7. Bu Tebliğ kapsamında, edefter.gov.tr
adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilir.
7.8. Elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi,
muhafazası ve ibrazına izin verilen defterler ile defterlerle ilişkili
muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının elektronik ortamda oluşturulmasına
ilişkin standartlar, teknik ve uygulama kılavuzları ile e-Defter
uygulamasına ilişkin diğer kurallar edefter.gov.tr
adresinde duyurulur.
7.9. İstenilmesi halinde, e-Defter kayıtlarına kaynak
teşkil eden kayıt ve verilerin de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu
kapsamında ibraz edilmesi zorunludur.
7.10. Gerekli görülen durumlarda, e-Defterler ile
e-Defterlerde yer alan bilgilere ilişkin olarak belirlenecek standartlara
uygun üretilecek diğer raporların ibrazı, e-Defter tutanlara ait bilgi
işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile
istenebilir. Bu kapsamda, ifade edilen erişimin sağlanması için
kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine
getirilmesi ile ilgili süreçler edefter.gov.tr
adresinde açıklanır. e-Defter tutanların bilgi
işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektör, mükellef grupları veya
faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir.
7.11. e-Defter uygulamasının altyapısı ve işleyişi göz
önünde bulundurularak, ilgilisine bilgi verilmek suretiyle, uygulamadan
yararlanmak isteyenlerin başvurularının cevaplanması belli bir süre
ertelenebilir veya başvuruları sıraya konulabilir. Önceden haber verilmek ve
hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak kaydıyla, uygulama ile ilgili her
türlü standart ile diğer teknik konularda genel veya özel değişiklikler
yapılabileceği gibi uluslararası standartlara uyma zorunluluğu
getirilebilir.
8. Yürürlükten kaldırılan tebliğ ve yürürlük
Bu Tebliğin yayım tarihi itibarıyla 361 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu
Genel Tebliği7 yürürlükten kaldırılmıştır.
Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
(13 Aralık 2011 SALI - Sayı : 28141)
E-Defter Kullanım
Klavuzu
(Değişmeden
önceki şekli ; (Sıra No:3;
Yürürlük:4 üncü bölümünün (4.3.4)
numaralı fıkrasının 3 numaralı bendi ile aynı bölümün (4.3.7)
numaralı fıkrası 1/1/2020 tarihinde, diğer
hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.)
3. Uygulamadan Yararlanmaya İlişkin Usul ve Esaslar
3.1. Başvuru
3.1.1.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve
ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer
alan şartları taşımaları gerekmektedir.
a) Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu
hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika veya
397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali
Mühür temin etmiş olmaları,(Değişen bent; Resmi Gazete
24/12/2103;28861 , Yürürlük:24/12/2013)
b) Tüzel kişi mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi
Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş
olmaları,(Değişen bent; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 ,
Yürürlük:24/12/2013)
a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu
hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya
sahip olmaları,(Değişmeden önceki
bent şekli; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 , Yürürlük:24/12/2013)
b) Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel
Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura
uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali
Mühür temin etmiş olması,
(Değişmeden önceki bent şekli;; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 ,
Yürürlük:24/12/2013)
c) Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması,
saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış
bir yazılım olması.
3.1.2.
(Değişen bölüm; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 , Yürürlük:24/12/2013)Yukarıda
yer alan şartları taşıyanlardan, bu Tebliğ kapsamında elektronik
defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen
mükelleflerin www.edefter.gov.tr İnternet adresinde
yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak başvuruda bulunması
gerekmektedir. Başkanlık veya Genel Müdürlük, gerek görmesi halinde
www.edefter.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan kılavuzlara
ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilir.
3.1.2.
(Değişmeden
önceki bölüm şekli; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 ,
Yürürlük:24/12/2013)Yukarıda yer alan şartları taşıyanlardan, bu Tebliğ kapsamında
elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek
isteyenler, aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile www.edefter.gov.tr
internet sitesinde belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine
yazılı olarak başvuruda bulunacaktır. Gerek görülmesi halinde
aşağıdakilere ilaveten teknik bilgi ve belge talebinde
bulunulabilir.
a) www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan “Elektronik Defter
Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi”nin imzalı aslı,
b) Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin
yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli
örneği (397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre
e-fatura uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde
herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart
aranmayacaktır.),
c) Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda
uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın kullanılması durumunda söz
konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef
kullanımına özgü bilgiler,
ç) Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi
durumunda, Tebliğin “3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı” başlıklı
bölümünde belirtilen belge ve bilgiler.
3.2. Yazılımların Uyumluluk Onayı
3.2.1.
Müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda özel veya paket yazılım
üreten yazılım üreticileri ile yazılımlarını kendi geliştiren
mükellefler, bu Tebliğde belirtilen esaslara uygun elektronik defter
oluşturan, kaydeden, onaylayan, muhafaza eden yazılımların Başkanlık
tarafından onaylanması amacıyla aşağıda yer alan bilgi ve belgeler
ile www.edefter.gov.tr internet sitesinde yer alan adrese yazılı
olarak başvuruda bulunacaktır.
a) Onay talebine ilişkin yazılı dilekçe,
b) Yazılımın adı, sürüm numarası gibi ayırt edici özellikleri,
c) Onayı istenen yazılım ile ilgili olarak aşağıda yer alan
bilgileri içeren teknik doküman veya dokümanlar,
1) Yazılımın geliştirilmesinde kullanılan programlama dili, dosya
sistemi, çalıştığı işletim sistemi gibi genel özellikleri,
2) Bu Tebliğde yer alan oluşturma, kaydetme, onaylama, muhafaza ve
ibraz gibi temel süreçlere ait iş akış şemaları,
ç) Tebliğ çerçevesinde belirlenen format ve standartlara uygun
olarak ve onaya sunulan yazılım tarafından oluşturulan elektronik
imzalı veya mali mühürlü elektronik defter örnekleri,
d) Gerek duyulması halinde onaylanması istenen yazılımın kuruluma
hazır bir örneği.
3.2.2.
Aşağıda sayılan hususlarda yapılacak testleri başarılı bir şekilde
tamamlayan yazılımlara uyumluluk onayı verilecektir.
a) www.edefter.gov.tr internet adresinden duyurulan kılavuzlarda
öngörülen veri standartları ve formata uygun olarak oluşturma,
b) Elektronik defterlerin üretilmesi, kaydedilmesi ve bunların
ibrazına ilişkin şartları sağlama,
c) Mali mühür, elektronik imza, mobil imza ve zaman damgası
kullanımının doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi,
ç) www.edefter.gov.tr adresinde açıklanan Elektronik Defter
Uygulaması onay süreçlerine ilişkin işlemleri yerine getirme,
d) Duyurulan diğer şartların yerine getirilmesi.
3.2.3.
Yazılımların testleri üreticileri tarafından yaptırılacak ve testi
başarılı biçimde tamamlayanlar www.edefter.gov.tr internet
adresinden ilan edilecektir. İlan edilen yazılımlar aracılığı ile
elektronik defter tutacakların ayrıca test yapmalarına gerek
bulunmamaktadır. Kendi yazılımını kendisi geliştiren mükelleflerin
test sürecini başarılı bir şekilde tamamlayanlar internet sitesinden
ilan edilmeyecektir.
Uyumluluk onayları ile ilgili test planı, test süreci ve ilgili
diğer teknik dokümanlar www.edefter.gov.tr adresinden
duyurulacaktır.
3.3. Elektronik Defter Oluşturma
3.3.1.
Bu Tebliğ kapsamında kendilerine izin verilenler, www.edefter.gov.tr
internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve
aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve
saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde
tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında
tutamazlar.
3.3.2.
Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının
beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise
kapanış onayı yerine geçer.
3.3.3.
Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları
elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat
almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek
zorundadırlar.
a) Gerçek kişiler elektronik
defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe
kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile
imzalar.(Değişen bent; Resmi Gazete
24/12/2103;28861 , Yürürlük:24/12/2013)
b) Tüzel kişiler elektronik
defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe
kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi
beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali
mühür ile onaylar.(Değişen bent; Resmi
Gazete 24/12/2103;28861 , Yürürlük:24/12/2013)
a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip
eden ayın son gününe kadar (Aralık ayına ilişkin defterler gelir
vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine
ait güvenli elektronik imza ile imzalar.(Değişmeden
önceki bent şekli; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 ,
Yürürlük:24/12/2013)
b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip
eden ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler
kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar)
kendilerine ait mali mühür ile onaylar.(Değişmeden
önceki bent şekli; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 ,
Yürürlük:24/12/2013)
c) İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve
bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın
onayına sunulur.
ç) Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter
tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere
ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.
3.3.4. Aylık dönem, sadece onaya
sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara
ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de
elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya
takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar,
başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski
defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.(Değişen
fıkra; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 , Yürürlük:24/12/2013)
3.3.4.
Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade
etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Ancak, hesap
dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda
oluşturmaya başlayanlar, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik
defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları
döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara yer vereceklerdir.
Ayrıca elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski
defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.(Değişmeden
önceki fıkra şekli; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 ,
Yürürlük:24/12/2013)
3.3.5.
Yukarıda sayılan adımların neticesinde oluşturulan elektronik
defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile birlikte
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni
defter olarak kabul edilecektir.
3.3.6.
Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili
defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi
anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer
incelemeleri ifade etmemektedir.
3.3.7.
Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların
Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi
durumunda söz konusu beratlar, güvenli elektronik imza (gerçek
kişiler için) veya mali mühür (tüzel kişiler için) ile zaman damgalı
olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak
olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’den temin edilecektir.
Beratların, Başkanlığa sunumunu engelleyen kesinti veya arıza
durumunun ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar
Başkanlık onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir.
4. Elektronik Defterlerin Muhafazası ve İbrazı
4.1.
Bu Tebliğ kapsamında, elektronik defter oluşturma konusunda izin
alanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki
hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar.
a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili
olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.
b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün
sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza
veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik
defterlerin kâğıt ortamında saklanmayacaktır.
c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik
defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret
Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde
elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve
istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla
eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü,
elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve
değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri
dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve
görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik
defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve
eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt
baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.(Değişen
bend; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 , Yürürlük:24/12/2013)
ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve
beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan
her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür
değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama
ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik
defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve
eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt
baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.(Değişmeden
önceki bend şekli; Resmi Gazete 24/12/2103;28861 ,
Yürürlük:24/12/2013)
d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni
verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza
edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında
muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir
hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye
Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının
geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.
5. Elektronik Defter İzninin İptali
5.1.
Elektronik defter oluşturma izni bulunmakla birlikte, bu Tebliğde
belirtilen veya bu Tebliğ kapsamında Başkanlık ve Genel Müdürlük
tarafından belirlenen usul ve esaslara uymayan ve yapılacak uyarıya
rağmen gerekli tedbirleri almayanların, elektronik defter oluşturma
izinleri yapılacak değerlendirme üzerine iptal edilebilir. İzinleri
iptal edilenler, bir yıl süre ile Elektronik Defter Uygulamasından
yararlanamazlar.
6. Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler
6.1.
Elektronik defter oluşturulurken, bu Tebliğde belirtilmeyen
hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve Türk
Ticaret Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.
6.2.
Bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik
defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili
makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri
fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili
hükümleri uygulanır.
6.3.
Elektronik defter tutanlar bu Tebliğ çerçevesinde oluşturdukları
elektronik defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma
uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu kapsamda Başkanlığın
herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır. Elektronik defter beratı,
elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup,
elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade
etmemektedir.
6.4.
Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerek görmesi
halinde, bu Tebliğde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak üzere,
uygulamadan yararlananların bilgi işlem sistemlerini denetleme
yetkisine sahiptir. Elektronik defter tutanlar bu denetimler
sırasında, gerekli her türlü imkânı (uygun donanım ve yazılımlar,
terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak
zorundadır. Bu kapsamdaki denetim yetkisi mahallinde
kullanılabileceği gibi, bu süreçte uzaktan erişim yöntemlerinin
kullanılması da istenilebilir.
6.5.
Uyumluluk testini geçen yazılımların gerekli şartları sürekli olarak
taşımaları için bu yazılımların üreticilerinin ve kullanıcılarının
gerekli önlemleri almaları zorunludur.
6.6.
Bu Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturanlar, bilgi işlem
sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve
benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen denetim
elemanlarının veya Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret
Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini
engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.
7. Diğer Hususlar
a) Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların
bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile
olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün
içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına
ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
b) Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerin oluşturulması
sırasında kullandıkları bilgi işlem sisteminin sağlıklı biçimde
çalışabilmesi ile ilgili yeterli güvenlik önlemlerini almakla
yükümlüdür.
c) Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini
oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin
haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması
halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek
zorundadır.
ç) Elektronik defter tutanlar, kanunlarla yetkili kılınan kurum ve
kişilerin talebi üzerine elektronik defterlere ait bilgilerin
oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan donanımların
bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi
için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun donanım
ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi)
sunmak zorundadır.
d) Önceden haber verilmek ve hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak
kaydıyla, elektronik defterlere ilişkin format ve standartlarda
değişiklik yapılabileceği gibi elektronik defter oluşturma süreçleri
ile veri güvenliğine ilişkin standartlara uyma zorunluluğu
getirilebilir. Bu zorunluluk mükellef grupları itibarıyla
farklılaştırılabilir.
e) Elektronik defter tutanların faaliyet hacmi, teknolojik kısıtlar
ve benzeri nedenlerle, başta veri bütünlüğü, kaynağın ve içeriğin
garanti altına alınması olmak üzere elektronik defter oluşturulması,
kaydedilmesi, onaylanması, muhafazası ve ibrazı ile ilgili olarak
mali mühür veya elektronik imza yerine başka yöntemlerin
kullanılmasına karar verilebileceği gibi uygulamadan yararlanmaya
ilişkin özel esaslar belirlenebilir.
f) Bu Tebliğ kapsamında, www.edefter.gov.tr adresinde duyurulan
defterler elektronik ortamda tutulabilir.
g) Elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve
ibrazına izin verilen defterler ile bu defterlerin elektronik
ortamda oluşturulmasına ilişkin standartlar, teknik kılavuzlar ve
kurallar www.edefter.gov.tr adresinde duyurulur.
ğ) İstenilmesi halinde, elektronik defter kayıtlarına kaynak teşkil
eden kayıt ve verilerin de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu
kapsamında ibraz edilmesi zorunludur.
h) Gerekli görülen durumlarda, elektronik defterler ile elektronik
defterlerde yer alan bilgilere ilişkin olarak belirlenecek
standartlara uygun üretilecek diğer raporların ibrazı, elektronik
defter tutanlara ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli
erişimin sağlanması sureti ile istenebilir. Bu kapsamda, ifade
edilen erişimin sağlanması için kullanılacak yöntem ve teknolojiler
ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili süreçler www.edefter.gov.tr
adresinde açıklanır. Elektronik defter tutanların bilgi işlem
sistemine erişim ile ilgili yetki, sektörler, mükellef grupları veya
faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir.
i) Elektronik defter uygulamasının altyapısı ve işleyişi göz önünde
bulundurularak, ilgilisine bilgi verilmek suretiyle, uygulamadan
yararlanmak isteyenlerin başvurularının cevaplanması belli bir süre
ertelenebilir veya başvuruları sıraya konulabilir. Önceden haber
verilmek ve hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak kaydıyla,
uygulama ile ilgili her türlü standart ile diğer teknik konularda
genel veya özel değişiklikler yapılabileceği gibi uluslararası
standartlara uyma zorunluluğu getirilebilir.
ı) Bu Tebliğde belirtilen şartları yerine getiren mükelleflerden
kendisine izin verilenler 01/01/2012 tarihinden itibaren elektronik
defter tutmaya başlayabilirler.
|